Resposta curta: mantenha pelo menos três cópias dos dados importantes, em dois tipos de armazenamento diferentes, com uma delas fora da empresa. Automatize as cópias e teste a restauração de tempos em tempos. Backup que nunca foi restaurado é uma suposição.
1. Liste o que não pode ser perdido
Comece pelos dados, não pelos equipamentos. Em uma pequena empresa, normalmente são:
- Banco de dados do sistema de gestão (ERP) e do sistema de vendas.
- Arquivos fiscais e contábeis (XML de notas, por exemplo).
- Pastas compartilhadas da equipe: contratos, planilhas, projetos.
- E-mails e contatos, quando ficam só no computador.
Pergunte a cada setor: "se este computador sumisse hoje, o que faria falta amanhã?".
2. Aplique a regra 3-2-1
É uma regra prática muito usada por profissionais de TI:
| Número | O que significa | Exemplo |
|---|---|---|
| 3 cópias | O dado original e mais duas cópias | Servidor + disco externo + nuvem |
| 2 tipos de mídia | As cópias não ficam no mesmo tipo de armazenamento | Disco local e serviço em nuvem |
| 1 fora da empresa | Uma cópia sobrevive a incêndio, furto ou vírus na rede | Nuvem ou disco guardado em outro endereço |
3. Defina a frequência pelo prejuízo
A pergunta é: quanto trabalho a empresa aceita refazer? Se a resposta é "no máximo um dia", o backup precisa ser pelo menos diário. Sistemas com muito movimento podem precisar de cópias várias vezes ao dia.
4. Mantenha versões antigas
Se um arquivo é corrompido ou criptografado por um vírus e o backup copia a versão estragada por cima da boa, a cópia não serve. Guarde versões de dias e semanas anteriores para poder voltar a um ponto em que tudo estava bem.
5. Automatize e monitore
Backup que depende de alguém lembrar de plugar o disco falha nas semanas mais corridas. Use rotinas automáticas e confira os avisos de falha. Alguém precisa ser responsável por olhar esses avisos.
6. Teste a restauração
Periodicamente, restaure um arquivo ou uma pasta a partir do backup e confira se abre. Para o banco de dados do sistema de gestão, peça ao fornecedor do sistema orientação sobre como validar a cópia.
Erros comuns
- Disco externo sempre conectado ao computador: um vírus que atinge o computador atinge também a cópia.
- Considerar a pasta sincronizada na nuvem como backup. Veja por que não é a mesma coisa.
- Nunca ter testado a restauração.